Uno de los asuntos que ha provocado más dudas en el ámbito institucional y el empresarial durante el primer semestre del 2023 es la implementación del Sistema Interno de Información (SII), más conocido como canal de denuncias o de informantes. A ello se añade la premura en su adopción antes del 13 de junio de acuerdo a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Una norma que supuso la incorporación al derecho español de la Directiva (UE) 2019/1937, o de Whistleblowing, y que precisa de un análisis más profundo para integrarlo en consonancia con otros protocolos y, en general, en los sistemas de compliance y prevención de riesgos.
REPARTE DE ROLES Y PROCEDIMIENTO
Ante este contexto, Unión Profesional celebró el pasado 9 de mayo una nueva sesión para abordar las cuestiones principales a considerar sobre esta materia. Impartida por María Ángeles García, presidenta de la Asociación Profesional Nacional de Especialistas en Género, Igualdad, Acoso y Violencia de Género (Apregen) y asesora del Consejo General de Graduados Sociales, la presente formación se encuadró en el convenio firmado por Unión Profesional con ambas organizaciones.
Así, en la medida que el artículo 13. e) de esta ley menciona que las corporaciones de derecho público están obligadas a implantar un Sistema Interno de Información (SII), abarca a las corporaciones colegiales. María Ángeles García trató la dinámica respecto a los protocolos de acoso laboral, discriminatorio, sexual y por razón de sexo que requerirán una adaptación y actualización en el marco de este Sistema Interno de Información, centrando la sesión en el funcionamiento adecuado que ha de tener este Sistema Interno de Información, en lugar de poner solo el foco en el formato.
De este modo, la finalidad esencial del SII es proteger de forma adecuada frente a represalias a las personas físicas que informen de acciones u omisiones a las que se refiere el artículo 2 de la ley 2/2023. Producto de ello, el SII se convierte en el cauce preferente para las posibles comunicaciones e implica la integración de todos los canales internos que hubiera con anterioridad en una entidad. El escenario central pasa así por una distribución clara de roles y responsabilidades en relación con la implementación y gestión del SII.
RESPONSABILIDAD DE GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Como refiere el artículo 8 de la ley 2/2023, el órgano de administración o de gobierno de cada entidad debe designar, destituir o cesar a la persona responsable del Sistema Interno de Información (SII). Acción que deberá ser notificada a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
Dicha responsabilidad podría ser asumida por la persona que fuera compliance officer previamente en la corporación; un órgano colegiado para la gestión del SII, o una persona con cargo ad hoc. Mientras, cuando no fuera posible designar a una persona en exclusiva, este rol podría ser ejercido por otra persona que realizara otras funciones sin conflicto de interés con esta, aunque la ley solo lo refiere en el sector privado. En cualquier caso, como apuntó García, la asunción de esta labor implica una designación expresa, un mayor grado de responsabilidad que debería ser descrita y blindada en términos contractuales para que pueda realizarse con la mayor efectividad, autonomía, independencia, objetividad y seguridad.
En cuanto al formato del SII, la ley 2/2023 solo establece que habrá de permitir establecer comunicación con los informantes habilitando un canal que cumpla con los requisitos establecidos en la norma, por escrito o verbalmente, o de ambas formas. De esta manera, el canal podría ser un correo postal, un correo electrónico, un teléfono, mensajería de voz, o un encuentro presencial pautado previamente. Si bien, como se sostuvo durante la sesión, lo necesario en este aspecto será valorar de forma interna en cada corporación colegial qué formato es más deseable y proporcionado en función de la dimensión y complejidad de dicha corporación. Consecuencia de ello, se infiere que el formato tecnológico tenderá a ser más complejo y amplio por volumen potencial en un consejo general o superior, que en un colegio territorial.
